じょぶたんユーザー

第一交易株式会社
常務取締役　山崎 正史様

第一交易は内装工事施工、外装工事施工、注文住宅、リフォーム工事を行う富山県の建設会社です。建設業界では長時間労働が常態化しており、それを是正する目的で「働き方改革関連法」により2024年4月から「時間外労働時間の上限規制」が実施されます。実施に先駆けて2022年6月より作業時間計測ツール「じょぶたん」で従業員の残業時間の作業内容の実態把握をして業務改善に取り組んだ事例を紹介します。（以下、敬称略。聞き手：ＮＸ総研・福井）

総研

「じょぶたん」を導入することになった経緯についてお聞かせ下さい。

第一交易

導入のきっかけは基幹システムの入れ替えでした。今の仕事のやり方を変えるようなシステム変更をするにあたって、従業員がやっている仕事の中身を分解して把握する必要がありました。残業時間が多いことも長年の課題としてあったので、2024年問題もあることだし、ここで勤務実態をきちんと把握しておきたいと考えました。最初は作業日報の記載やGoogleカレンダーへの入力で把握することを検討しましたが、恐らく記載されるのはアピールポイントばかりで、見たいと思っている中間にやっている作業を書いてくれないのではないかと考えて、もっと定量的に計測できるツールがないかネット検索で調べて見つけた「じょぶたん」を導入することになりました。

総研

「じょぶたん」の導入でどのようなことがわかりましたか？

第一交易

計測期間を分けて「建築工事管理」「建築事務」「積算・検査」「工場」「総務部」などの部門ごとに計測を実施しました。それぞれの部門で残業時間にどのような仕事をどれくらいの時間やっているのかが数値として明確になりました。
あと特定の部門で移動時間の割合が多いことが判明したのですが、これはコロナ禍になってからの当社の勤務体制の変更が影響していて、3拠点あるうちのどこに出勤しても良いということにしたので、自宅から近い拠点に出勤してから遠い現場に移動する人がいて、今までよりも移動時間が長くなっているケースがあることもわかりました。
事務作業では出張宿泊者の宿手配などそんなに時間がかかっているとは思わなかった作業に結構時間がかかっていることがわかって、今まで見えていなかった仕事が多くあったことに気づかされました。
以前からこの人はこういう働き方をしているんじゃないか思っていたことが、データを見るとそれが如実に反映されていたように思います。

総研

「じょぶたん」の計測後にどのような改善に取り組まれましたか？

第一交易

建築工事管理者の残業時間が多い原因として夕方以降は事務作業に多くの時間が割かれていることがわかったので、事務作業はできるだけ「建築事務」に振って、分担を減らすようしました。これまでは１つの受注案件を一人の人間が事務作業を含めて一人でやりきるという体制でやってきたのですが、新しい基幹システムは分業体制を想定したものになるので、個々の働き方もこれまでとは違う形に変わらなければなりません。自分一人ですべての仕事を抱え込むのでなく、他の人でも同じことができるようにする。初めてその仕事をする人が間違いを起こして出戻りすることがないようチェックリストを作成するなど、今できないことを普通にできるようにするための教育に力を入れる改善に取り組みました。

総研

計測後の集計がしやすいように作業レベルを自由に設定できるフリーテンプレートのオプションを利用されましたが、どのようなメリットがありましたか？

第一交易

計測データを見ると作業レベル１で設定した間接業務の割合が高く、その原因が「移動」や「社内資料」の作成時間が多いからということがわかったので、改善すべきことにすぐにフォーカスできたのがよかったです。あと作業レベル３を「社内」と「社外」の２つに分けて個人別にその比率を把握して、現場によく行ってる人、お客様とよく話している人が明確になりました。現場に行かなくても回していける要領の良さも大事ですが、お客様とよく話すことで次の仕事につなげていくことも重要です。
「建築工事管理」部門の計測作業項目が50項目とかなり多くなって、計測開始時はどのボタンを押してもらえばいいのかを理解してもらうのに時間がかかりました。もう少し作業項目を減らしてもよかったかなと後で思いました。

図１：「建築工事管理」部門のじょぶたんスマホ画面（4画面）

総研

「じょぶたん」で改善して欲しい点がありますか？

第一交易

「じょぶたん」のアンドロイド端末と会社のiPhoneの2台持ちは従業員にとって負担だったので、iOSでも使えて1台にできた方がいいと思いました。建設業界では大手の会社も中小の会社もiPhone、iPadを利用することが多いから、iOSの選択肢があると利用が増えるはずです。アンドロイド以外にiOSの選択肢があった方がいいと思います。あとGoogleのアプリとしてブラウザから使えるようにして、作業日報はGoogleカレンダーと紐づけできるようになればもっと便利になるではないでしょうか。

総研

いただきました改善要望につきましては社内で情報共有します。本日は貴重なお時間とご意見をたまわり、誠に有難うございました。

常務取締役　山崎様